Pourquoi répondre à une convocation à un entretien préalable ?
Lorsqu'un employeur envisage de licencier un salarié, il doit d'abord le convoquer à un entretien préalable, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge, conformément à l'article L1232-2 du Code du travail. Répondre à cette convocation n'est pas une obligation légale, mais c'est une démarche vivement recommandée : elle vous permet de confirmer votre présence, d'annoncer la personne qui vous assistera et, le cas échéant, de solliciter un report. Une réponse écrite et datée constitue également une trace utile en cas de contestation ultérieure de la procédure.
L'entretien préalable est un moment clé : l'employeur y expose les motifs de la mesure envisagée et recueille vos explications, en application de l'article L1232-3 du Code du travail. Votre présence vous donne l'occasion de faire valoir votre point de vue avant toute décision.
Que doit contenir votre réponse ?
Pour être claire et complète, votre lettre gagne à mentionner les éléments suivants :
- la date de la lettre de convocation que vous avez reçue ;
- la date, l'heure et le lieu de l'entretien tels qu'ils vous ont été indiqués ;
- la confirmation de votre présence ou, à défaut, l'annonce de votre absence ;
- le nom et la qualité de la personne qui vous assistera lors de l'entretien ;
- toute demande particulière, comme un report de date ou la communication de documents.
Sur le point de l'assistance, l'article L1232-4 du Code du travail vous autorise à vous faire assister par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise. Lorsqu'il n'existe pas de représentants du personnel, vous pouvez faire appel à un conseiller du salarié, choisi sur une liste dressée par l'autorité administrative et consultable en mairie ou à l'inspection du travail. Prévenir l'employeur du nom de votre accompagnant est une simple information : aucune autorisation de sa part n'est requise.
Délais, pièges à éviter et suites de la procédure
Respectez le calendrier : l'entretien ne peut se tenir moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la convocation (article L1232-2 du Code du travail). Ce délai vous laisse le temps de préparer votre défense et de contacter la personne qui vous assistera. Votre absence à l'entretien n'empêche pas l'employeur de poursuivre la procédure : le licenciement peut être prononcé même si vous ne vous présentez pas.
Quelques précautions utiles :
- conservez une copie de votre réponse et, si possible, envoyez-la en recommandé avec accusé de réception ;
- ne reconnaissez aucun fait dans votre lettre : vous confirmez seulement votre présence et votre mode d'assistance ;
- vérifiez le délai de cinq jours ouvrables et signalez, sans agressivité, tout raccourci éventuel.
Après l'entretien, l'employeur ne peut vous notifier le licenciement moins de deux jours ouvrables plus tard, en application de l'article L1232-6 du Code du travail. Si la mesure vous paraît injustifiée, vous conservez la possibilité de la contester devant le conseil de prud'hommes. Préparer sereinement l'entretien et y venir accompagné reste le meilleur moyen de défendre vos intérêts.