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Lettre de communication des conditions générales de vente à un client professionnel

Rédigé et vérifié par la rédaction d'Exemple de lettre, sous la direction de Gaëtan Rebut, fondateur et éditeur, d'après les textes officiels (Légifrance, Service-Public).Notre méthode & nos sources →

En bref

Transmettez vos conditions générales de vente à un client professionnel qui en fait la demande, comme l'exige l'article L441-1 du Code de commerce.

Objet :
Adresser une demande
Mode d'envoi conseillé :
Courrier simple, ou recommandé si vous souhaitez une preuve de réception
Personnalisation :
15 champs à compléter en ligne, aperçu en temps réel
Coût et format :
Gratuit, sans inscription — impression, Word et PDF
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Pourquoi transmettre vos CGV à un acheteur professionnel

Les conditions générales de vente (CGV) sont bien plus qu'un document commercial : entre professionnels, elles constituent le socle unique de la négociation commerciale. L'article L441-1 du Code de commerce impose à tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur de les communiquer à tout acheteur de produits ou demandeur de prestations qui en fait la demande pour les besoins de son activité professionnelle. Répondre rapidement et par écrit à cette demande sécurise la relation et écarte tout reproche de refus de communication, sanctionné par une amende administrative pouvant atteindre 15 000 euros pour une personne physique et 75 000 euros pour une personne morale.

Cette lettre d'accompagnement formalise la transmission. Elle prouve que vous avez satisfait à votre obligation légale, indique la date de la demande à laquelle vous répondez et rappelle les points essentiels de vos conditions : prix, délais et pénalités de paiement. Elle ouvre aussi, le cas échéant, la porte à la discussion de conditions particulières, qui pourront ensuite être formalisées dans une convention distincte.

Ce que votre envoi doit préciser

Vos CGV, jointes à la lettre, doivent comporter les mentions attendues d'un professionnel à un autre. Veillez à ce qu'y figurent clairement :

  • les conditions de vente et, le cas échéant, les modalités de livraison ou d'exécution de la prestation ;
  • le barème des prix unitaires et les éventuelles réductions de prix ;
  • les conditions de règlement, c'est-à-dire le délai de paiement accordé ;
  • le taux des pénalités de retard, exigibles dès le lendemain de l'échéance ;
  • l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé à 40 euros par le Code de commerce.

Ces éléments découlent des articles L441-1 et L441-10 du Code de commerce. Vous pouvez différencier vos CGV selon les catégories d'acheteurs de produits ou de demandeurs de prestations ; dans ce cas, ne transmettez que celles applicables à la catégorie dont relève votre interlocuteur, et indiquez-le clairement dans votre courrier afin d'éviter toute ambiguïté.

Délais, forme et pièges à éviter

La loi ne fixe pas de délai chiffré pour répondre, mais la communication doit intervenir dans un délai raisonnable après la demande. En pratique, répondez sous quelques jours : un silence prolongé peut être assimilé à un refus. Privilégiez un envoi conservant une preuve — courrier recommandé avec accusé de réception ou courriel horodaté — et datez précisément votre réponse afin de pouvoir établir que vous avez respecté votre obligation.

Concernant les délais de paiement, restez dans les limites de l'article L441-10 : à défaut d'accord, le délai est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation ; par convention, il peut être porté à 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou à 45 jours fin de mois. Fixer un délai supérieur à ces plafonds vous expose à une sanction. Évitez également d'omettre le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement : leur absence dans les CGV comme sur les factures est elle-même sanctionnée.

Enfin, ne confondez pas obligation de communication et obligation de contracter. Transmettre vos CGV ne vous engage pas à vendre : elles servent de base à une négociation qui peut aboutir à des conditions particulières, formalisées ensuite dans une convention écrite. Conservez une copie de votre lettre et de l'accusé de réception ; ils constituent votre preuve en cas de contrôle de la DGCCRF ou de litige avec votre client.

[Votre nom ou raison sociale]
[Votre adresse]
[Votre code postal et ville]

[Société destinataire]
[Adresse du destinataire]
[Code postal et ville du destinataire]

[Ville de rédaction], le [Date de la lettre]

Objet : Communication de nos conditions générales de vente

Madame, Monsieur,

Nous faisons suite à votre demande du [Date de la demande du client], par laquelle vous sollicitez, dans le cadre de votre activité professionnelle, la communication de nos conditions générales de vente relatives à [Produits ou services concernés].

Conformément à l'article L441-1 du Code de commerce, tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur de produits ou demandeur de prestations qui en fait la demande pour une activité professionnelle. Ces conditions constituent le socle unique de la négociation commerciale. Nous avons donc le plaisir de vous les transmettre en pièce jointe.

Nos conditions générales de vente précisent notamment les conditions de règlement applicables, à savoir un délai de paiement de [Délai de règlement]. En cas de retard de paiement, des pénalités seront exigibles de plein droit au taux de [Taux des pénalités de retard], sans qu'un rappel soit nécessaire, outre l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de [Indemnité forfaitaire de recouvrement] prévue par le Code de commerce.

Les tarifs et barèmes de prix qui vous sont communiqués sont valables [Durée de validité des tarifs]. Toute commande passée pendant cette période sera honorée aux conditions figurant dans le document joint, sous réserve des conditions particulières dont nous pourrions convenir ensemble.

Nous restons à votre disposition pour toute précision complémentaire ou pour engager, le cas échéant, la négociation de conditions particulières. Vous pouvez nous joindre à l'adresse [Adresse e-mail de contact].

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Votre nom ou raison sociale]
Signature

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Questions fréquentes

Les réponses aux questions que vous vous posez à propos de cette lettre.

Suis-je obligé de communiquer mes CGV à un client professionnel ?
Oui. L'article L441-1 du Code de commerce impose à tout producteur, prestataire, grossiste ou importateur de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur professionnel qui en fait la demande pour son activité. Ces CGV constituent le socle unique de la négociation commerciale. Un refus de communication expose à une amende administrative.
Quelles mentions doivent figurer dans mes CGV entre professionnels ?
Les CGV doivent préciser les conditions de vente, le barème des prix unitaires, les éventuelles réductions de prix et les conditions de règlement. Ces dernières comprennent le délai de paiement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ces éléments découlent notamment des articles L441-1 et L441-10 du Code de commerce.
Quel délai de paiement puis-je prévoir dans mes CGV ?
À défaut d'accord, le délai est de 30 jours après réception des marchandises ou exécution de la prestation. Les parties peuvent convenir d'un délai maximal de 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois. Ces plafonds sont fixés par l'article L441-10 du Code de commerce.
Puis-je adapter mes CGV selon les catégories d'acheteurs ?
Oui. L'article L441-1 du Code de commerce autorise à différencier les conditions générales de vente selon les catégories d'acheteurs de produits ou de demandeurs de prestations. Dans ce cas, l'obligation de communication ne porte que sur les CGV applicables à la catégorie dont relève votre interlocuteur.
Que risque mon client s'il paie en retard ?
Dès le lendemain de la date de règlement, des pénalités de retard sont exigibles de plein droit, sans rappel préalable. S'y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, prévue par l'article L441-10 du Code de commerce. Des frais supplémentaires peuvent être réclamés sur justification si les coûts de recouvrement excèdent ce montant.
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