Lettre de demande d'accès aux documents administratifs (CADA)

Quand utiliser cette lettre ?

Toute personne, sans avoir à justifier d'un motif, peut demander à une administration (mairie, préfecture, hôpital, organisme chargé d'une mission de service public…) la communication d'un document administratif qu'elle détient : dossier, rapport, procès-verbal, courrier, décision, etc. Cette lettre s'adresse à l'autorité ou au service détenteur du document, ou à la personne responsable de l'accès aux documents administratifs (PRADA) lorsqu'elle existe. Envoyez-la en recommandé avec accusé de réception afin de dater précisément le point de départ du délai de réponse.

Cadre légal

• Code des relations entre le public et l'administration (CRPA), articles L300-1 à L311-2 : droit de toute personne d'accéder aux documents administratifs.
• Article L300-2 du CRPA : définition des documents administratifs concernés (dossiers, rapports, comptes rendus, correspondances, directives, avis, décisions…).
• Article L311-9 du CRPA : l'accès s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place, par copie aux frais raisonnables du demandeur, ou par voie électronique.
• Délai : l'administration dispose d'un mois pour répondre. Son silence pendant ce délai vaut décision de refus (articles R311-12 et R311-13 du CRPA).
• Limites : certains documents ne sont pas communicables (secret de la défense, vie privée de tiers, secret des affaires…) ; ils peuvent alors être occultés partiellement avant transmission.

Comment procéder

• Identifiez le plus précisément possible le document souhaité (nature, date, objet, référence) et l'administration qui le détient.
• Indiquez le mode de communication choisi : consultation sur place, envoi d'une copie papier ou transmission par courriel.
• Adressez la demande au service détenteur ou à la PRADA, en recommandé avec accusé de réception ou par voie électronique avec accusé.
• Conservez une copie de votre lettre et la preuve de dépôt : elles fixent le point de départ du délai d'un mois.

Erreurs à éviter

• Formuler une demande trop vague : l'administration peut la rejeter si le document n'est pas identifiable.
• Réclamer un document inexistant ou que l'administration n'a pas à constituer : le droit d'accès ne porte que sur les documents existants.
• Exiger des informations couvertes par un secret protégé sans envisager une communication partielle après occultation.
• Saisir directement le tribunal : la saisine de la CADA est un préalable obligatoire à tout recours contentieux.

En cas de litige

En cas de refus exprès ou de silence gardé pendant un mois, vous devez saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA) dans un délai de deux mois (article R343-1 du CRPA) ; cette saisine est un préalable obligatoire avant tout recours (article L342-1). La CADA rend un avis, en principe dans le mois suivant l'enregistrement de la demande, qu'elle notifie au demandeur et à l'administration. Si l'administration maintient son refus, vous pouvez former un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif compétent dans un délai de deux mois.