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Lettre de demande de congé pour examen

Rédigé et vérifié par la rédaction d'Exemple de lettre, sous la direction de Gaëtan Rebut, fondateur et éditeur, d'après les textes officiels (Légifrance, Service-Public).Notre méthode & nos sources →

En bref

Modèle de lettre pour demander à son employeur une autorisation d’absence afin de préparer et passer un examen : dates, pièces à joindre et délais.

Objet :
Donner congé
Mode d'envoi conseillé :
Recommandé avec accusé de réception — seule preuve d'une date de réception opposable
Personnalisation :
24 champs à compléter en ligne, aperçu en temps réel
Coût et format :
Gratuit, sans inscription — impression, Word et PDF

Comprendre la lettre recommandée avec accusé de réception — valeur juridique, tarifs et délais.

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Ce que dit le droit sur le congé pour examen

Aucun texte n’ouvre à l’ensemble des salariés un droit général et rémunéré à s’absenter pour passer un examen. Le fondement de votre demande dépend de votre statut et du dispositif de formation dans lequel vous êtes engagé.

  • Apprenti : cinq jours ouvrables de congé supplémentaire, avec maintien du salaire, dans le mois qui précède les épreuves et pour leur préparation directe (article L6222-35 du Code du travail).
  • Validation des acquis de l’expérience : un congé qui ne peut excéder quarante-huit heures de temps de travail, consécutives ou non, par session d’évaluation (article L6422-2 du Code du travail). Cette durée était de vingt-quatre heures avant la réforme entrée en vigueur fin 2023 ; méfiez-vous des pages non mises à jour. Une convention ou un accord collectif peut prévoir davantage.
  • Projet de transition professionnelle : ce dispositif, prévu à l’article L6323-17-1 du Code du travail, a remplacé le congé individuel de formation supprimé par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018. Il suppose une autorisation d’absence de l’employeur, selon une procédure encadrée.
  • Convention collective ou accord d’entreprise : de nombreuses branches prévoient des jours d’absence pour examen, parfois plus favorables que la loi. Vérifiez votre convention avant d’écrire, c’est souvent la source la plus intéressante.

En dehors de ces cas, l’absence se négocie : congés payés, jours de RTT, récupération d’heures ou congé sans solde. La lettre reste utile, car elle transforme un arrangement oral en accord écrit.

À qui écrire, quand et comment

Adressez la demande au service des ressources humaines ou, dans une petite entreprise, directement à votre employeur, avec copie à votre responsable hiérarchique. La lettre recommandée avec accusé de réception donne une date certaine à la demande, ce qui compte dès qu’un délai de réponse court. Une remise en main propre contre décharge datée et signée offre la même sécurité.

Le calendrier varie selon le dispositif. Pour un projet de transition professionnelle, la demande d’autorisation d’absence se dépose au plus tard cent vingt jours avant le début de l’action lorsque celle-ci entraîne une interruption continue de travail d’au moins six mois, et soixante jours avant lorsque l’interruption est plus courte ou que la formation se déroule à temps partiel (article R6323-10 du Code du travail). Pour une validation des acquis de l’expérience, la demande d’autorisation d’absence se transmet au plus tard trente jours avant le début des actions. Pour une absence de quelques jours liée à des épreuves, écrivez dès réception de la convocation : un à deux mois d’avance est un usage raisonnable et rend plus difficile l’argument de la désorganisation du service.

Les pièces à joindre

  • la convocation officielle aux épreuves, ou l’attestation d’inscription si la convocation n’est pas encore parvenue ;
  • le calendrier et le lieu des épreuves ;
  • l’attestation d’inscription à la formation délivrée par l’organisme ;
  • le cas échéant, l’accord de prise en charge de l’organisme financeur.

Cette liste n’est pas exhaustive : selon les entreprises et les conventions collectives, d’autres justificatifs sont réclamés, en particulier une attestation de présence remise après les épreuves.

Réponse, report ou refus

Dans le cadre du projet de transition professionnelle, l’employeur informe le salarié de sa réponse par écrit dans les trente jours qui suivent la réception de la demande, et son silence vaut autorisation (article R6323-10 du Code du travail). Il peut en revanche différer le congé lorsqu’il estime que cette absence aurait des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l’entreprise (article R6323-10-1 du Code du travail). Hors de ce cadre, aucun délai légal de réponse ne s’impose à lui, d’où l’intérêt d’indiquer dans la lettre une date avant laquelle vous souhaitez une réponse écrite.

Face à un refus, demandez qu’il soit motivé par écrit, puis sollicitez le comité social et économique ou un représentant du personnel. Si le refus contredit une disposition légale ou conventionnelle, l’inspection du travail peut être alertée et le conseil de prud’hommes tranche en dernier ressort. Ne vous absentez jamais sans autorisation : une absence non autorisée reste fautive, même pour un motif légitime, l’exécution de bonne foi du contrat s’imposant aux deux parties (article L1222-1 du Code du travail).

[Vos prénom et nom]
[Votre adresse]
[Votre code postal et votre ville]
Téléphone : [Votre numéro de téléphone]
Courriel : [Votre adresse électronique]

[Nom de l’entreprise]
[Service ou personne à qui vous écrivez]
[Adresse de l’entreprise]
[Code postal et ville de l’entreprise]

[Ville où vous écrivez la lettre], le [Date de la lettre]

Lettre recommandée avec accusé de réception

Objet : demande d’autorisation d’absence pour préparer et passer un examen

Madame, Monsieur,

J’occupe le poste de [Votre poste dans l’entreprise] au sein de votre entreprise depuis le [Date de votre entrée dans l’entreprise]. Je suis actuellement une action de formation dispensée par [Organisme qui dispense la formation], en vue de l’obtention de la certification suivante : [Diplôme, titre ou certification préparé].

Les épreuves se dérouleront à [Ville ou lieu où se déroulent les épreuves] et prendront la forme suivante : [Nature des épreuves (écrit, oral, pratique, soutenance)]. Je sollicite à ce titre une autorisation d’absence du [Premier jour d’absence demandé] au [Dernier jour d’absence demandé], soit [Nombre de jours d’absence demandés] jour(s) ouvrable(s), afin de préparer directement ces épreuves et de m’y présenter.

Je fonde cette demande sur [Sur quoi appuyez-vous votre demande ?]. Je souhaite que cette absence soit traitée selon la modalité suivante : [Comment souhaitez-vous que l’absence soit traitée ?], étant entendu que je me conformerai à la solution retenue après échange avec vous.

Cette demande porte sur une durée strictement limitée aux épreuves et à leur préparation immédiate. Je vous l’adresse dès réception de mon calendrier d’examen, afin de vous laisser le temps nécessaire pour organiser le service.

Pour limiter les conséquences de mon absence sur l’activité de l’équipe, je vous propose les dispositions suivantes : [Ce que vous proposez pour organiser votre absence]

Vous trouverez ci-joint les justificatifs relatifs à ma formation et à mon inscription aux épreuves. Je m’engage à vous remettre, dès mon retour, l’attestation de présence délivrée par le centre d’examen.

Je vous remercie de bien vouloir me faire connaître votre réponse par écrit avant le [Date avant laquelle vous souhaitez une réponse], afin que je puisse confirmer ma participation et organiser mon déplacement.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Vos prénom et nom]
Signature

Pièces jointes :

  • Convocation aux épreuves ou attestation d’inscription
  • Attestation d’inscription à la formation
  • Calendrier et lieu des épreuves

L'aperçu se met à jour en temps réel — les champs à compléter apparaissent [entre crochets]

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Questions fréquentes

Les réponses aux questions que vous vous posez à propos de cette lettre.

Mon employeur peut-il refuser ma demande de congé pour examen ?
Cela dépend du fondement invoqué. Pour un apprenti, le congé supplémentaire de cinq jours ouvrables prévu à l’article L6222-35 du Code du travail est un droit que l’employeur ne peut pas refuser. Dans le cadre d’un projet de transition professionnelle, le congé ne peut être refusé lorsque les conditions d’ancienneté et de délai sont remplies, mais l’employeur peut le différer s’il estime que l’absence aurait des conséquences préjudiciables à la production et à la marche de l’entreprise (article R6323-10-1 du Code du travail). En dehors de tout dispositif légal ou conventionnel, l’absence relève d’un accord et le refus reste possible.
Combien de jours d’absence puis-je demander ?
Cinq jours ouvrables rémunérés pour un apprenti, dans le mois qui précède les épreuves (article L6222-35 du Code du travail), et quarante-huit heures de temps de travail au maximum par session d’évaluation pour un congé de validation des acquis de l’expérience (article L6422-2 du Code du travail). Certaines conventions collectives sont plus généreuses. Calez votre demande sur la durée réelle des épreuves et de leur préparation immédiate : une demande proportionnée est plus difficile à refuser.
Serai-je payé pendant cette absence ?
Le maintien du salaire n’a rien d’automatique. La loi le prévoit pour le congé supplémentaire de l’apprenti (article L6222-35 du Code du travail) et pour le congé de validation des acquis de l’expérience ; dans le cadre d’un projet de transition professionnelle, la rémunération dépend de la prise en charge accordée. Ailleurs, tout dépend de votre convention collective ou de l’accord trouvé avec l’employeur : imputation sur les congés payés, sur les RTT, récupération des heures ou congé sans solde. Faites confirmer par écrit la modalité retenue.
Quand dois-je envoyer ma demande ?
Dès réception de votre convocation, et au minimum un à deux mois avant les épreuves pour une absence de quelques jours. Pour un projet de transition professionnelle, comptez soixante jours avant le début d’une interruption de travail de moins de six mois, et cent vingt jours lorsqu’elle atteint six mois (article R6323-10 du Code du travail). Pour une validation des acquis de l’expérience, la demande d’autorisation d’absence se transmet au plus tard trente jours avant le début des actions. Un envoi tardif fragilise la demande, car l’employeur peut alors invoquer plus facilement la désorganisation du service.
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