Demande de remboursement des droits d’inscription universitaires

À qui adresser la demande

Le remboursement se demande à l’établissement qui a encaissé les droits, c’est-à-dire l’université : en pratique le service de la scolarité ou des inscriptions, qui instruit le dossier avant de le transmettre à l’agence comptable. Beaucoup d’universités ouvrent un formulaire dédié dans l’espace numérique de l’étudiant : utilisez-le s’il existe, et joignez ce courrier, qui date votre demande par écrit.

La contribution de vie étudiante et de campus (CVEC), prévue à l’article L. 841-5 du code de l’éducation, n’est pas perçue par l’université mais par le Crous. Son éventuel remboursement se demande séparément auprès du Crous et ne relève pas de ce courrier.

Quand l’envoyer

Le plus tôt possible après votre décision. Les droits d’inscription sont fixés chaque année par un arrêté ministériel, et les conditions de remboursement sont précisées par chaque établissement, dans son règlement des études ou par délibération de son conseil d’administration. La date limite se situe souvent fin septembre ou courant octobre, mais elle varie d’une université à l’autre : vérifiez-la avant d’écrire plutôt que de vous fier à une date entendue ailleurs.

Les situations le plus souvent admises sont :

• le désistement avant le début des cours ou avant la date limite affichée ;
• la non-admission dans la formation visée (sélection, capacité d’accueil, dossier refusé) ;
• l’admission dans un autre établissement, avec une double inscription déjà payée ;
• l’obtention d’une bourse sur critères sociaux notifiée après le paiement, les boursiers du gouvernement français étant exonérés des droits nationaux d’inscription par l’arrêté annuel qui les fixe ;
• une erreur de facturation ou un double paiement.

Cette liste n’est pas exhaustive : plusieurs universités acceptent aussi les motifs médicaux ou familiaux graves, sur justificatifs.

Sous quelle forme et avec quelles pièces

La lettre recommandée avec accusé de réception reste la forme la plus sûre, parce qu’elle date la demande, ce qui compte quand une échéance approche. Un dépôt par le formulaire en ligne ou contre récépissé au guichet de la scolarité convient aussi, à condition de garder une preuve.

Joignez à votre courrier, selon votre situation :

• la copie du certificat de scolarité ou de la carte étudiante ;
• la preuve du paiement : reçu, relevé bancaire ou attestation de paiement en ligne ;
• le justificatif du motif : courrier de désistement, refus d’admission, notification de bourse, attestation d’inscription dans un autre établissement ;
• un relevé d’identité bancaire au nom de l’étudiant ou de la personne qui a payé ;
• l’attestation CVEC, fréquemment réclamée pour clore le dossier.

D’autres pièces peuvent être exigées selon les établissements ; la scolarité vous le précisera.

Délai de réponse, refus et silence

Comptez généralement plusieurs semaines : la scolarité instruit avant que l’agence comptable ne mandate, et les remboursements sont souvent traités par lots en fin de campagne d’inscription. Une retenue forfaitaire pour frais de dossier est fréquemment appliquée ; son montant, de l’ordre de quelques dizaines d’euros, dépend des règles propres à l’établissement.

En cas de refus ou d’absence de réponse, relancez d’abord par écrit, puis formez un recours gracieux auprès du président ou de la présidente de l’université. S’agissant d’une réclamation à caractère financier, le silence gardé pendant deux mois vaut rejet, et non acceptation (articles L. 231-1 et L. 231-4 du code des relations entre le public et l’administration). Vous pouvez ensuite saisir le médiateur académique, qui relève du médiateur de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur, démarche gratuite, ou contester la décision devant le tribunal administratif dans les deux mois suivant sa notification.