Le remboursement des frais d'un bénévole : ce que dit le droit
Le bénévolat se définit par l'absence de rémunération et de lien de subordination. Pour autant, un bénévole engage souvent des dépenses personnelles au profit de son association : déplacements, repas, achats de matériel ou frais d'hébergement. Le droit français autorise expressément le remboursement de ces frais, sans que cela ne remette en cause le caractère désintéressé de l'engagement, ni ne fasse naître un salaire déguisé. Deux conditions s'imposent : les frais doivent être réels, justifiés et avoir été engagés dans l'intérêt de l'association, avec son accord préalable.
Le remboursement « à l'euro l'euro » des frais justifiés n'est pas un revenu imposable pour le bénévole et n'a pas à être déclaré : il s'agit d'une simple restitution de l'avance qu'il a consentie, et non d'un gain. À l'inverse, le versement de sommes forfaitaires non justifiées, ou nettement supérieures aux dépenses réelles, pourrait être requalifié en rémunération et fragiliser la gestion désintéressée de l'association, voire son régime fiscal de faveur. C'est pourquoi la note de frais, accompagnée de ses justificatifs, constitue la pièce centrale du dispositif.
Frais de transport : barème kilométrique ou frais réels
Le bénévole qui utilise son véhicule personnel peut faire évaluer ses déplacements de deux manières :
- Au réel, sur présentation des justificatifs (carburant, péages, stationnement) ;
- Au barème kilométrique, qui couvre forfaitairement l'usure, l'assurance, l'entretien et le carburant.
Depuis l'imposition des revenus 2022 (déclarés en 2023), les bénévoles relèvent du barème kilométrique de droit commun applicable aux salariés, et non plus d'un barème spécifique réduit. Ce barème, auquel renvoie l'article 200 du Code général des impôts, est fixé chaque année par arrêté et publié au Bulletin officiel des finances publiques (BOFiP). Le montant au kilomètre varie selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l'année ; une majoration s'applique aux véhicules électriques, et un barème distinct existe pour les deux-roues motorisés. Le simulateur officiel disponible sur impots.gouv.fr permet de calculer le montant exact.
L'abandon de frais et le reçu fiscal (article 200 du CGI)
Un bénévole peut choisir de renoncer au remboursement de ses frais. Cette renonciation, qui doit être expresse, prend la forme d'une mention écrite et datée, par exemple : « Je soussigné(e) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ». Elle transforme la dépense en libéralité au profit de l'association.
Si l'association est éligible au régime du mécénat (organisme d'intérêt général visé à l'article 200 du CGI), elle délivre alors un reçu fiscal qui ouvre droit, pour le bénévole, à la réduction d'impôt prévue à l'article 200 du Code général des impôts : 66 % des sommes abandonnées, dans la limite de 20 % du revenu imposable. Concrètement, le bénévole établit sa note de frais, en demande le remboursement, puis y renonce par écrit ; l'association comptabilise le don et émet le reçu. Le surplus éventuel non utilisé une année peut être reporté sur les cinq années suivantes.
Pièces justificatives à réunir
- Factures, tickets de caisse et notes de restaurant ;
- Billets de train, de bus, péages et tickets de carburant ;
- Pour le véhicule : trajet, distance, puissance fiscale et objet du déplacement ;
- Le cas échéant, la mention manuscrite de renonciation au remboursement.
Procédure et bonnes pratiques
- Vérifiez au préalable les règles internes : statuts, règlement intérieur ou note interne fixant les modalités et plafonds de remboursement.
- Faites valider la dépense en amont par la personne habilitée (président, trésorier).
- Remettez votre demande accompagnée de tous les justificatifs, et conservez-en une copie.
- Précisez vos coordonnées bancaires pour faciliter le virement.
Erreurs fréquentes à éviter
- Demander un montant forfaitaire sans justificatif : il risque la requalification en rémunération.
- Cumuler remboursement effectif et reçu fiscal pour la même dépense : il faut choisir l'un ou l'autre.
- Oublier la mention écrite de renonciation : sans elle, aucun reçu fiscal ne peut être émis.
- Réclamer des frais non liés à l'activité associative.
Recours en cas de refus
Si l'association tarde ou refuse de rembourser des frais pourtant justifiés et validés, adressez d'abord une relance écrite au trésorier, puis saisissez le bureau ou le conseil d'administration. En dernier ressort, un bénévole peut faire valoir ses droits devant le tribunal judiciaire, le remboursement de frais réels constituant une créance sur l'association.