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Lettre de demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour (AG copropriété)

Rédigé et vérifié par la rédaction d'Exemple de lettre, sous la direction de Gaëtan Rebut, fondateur et éditeur, d'après les textes officiels (Légifrance, Service-Public).Notre méthode & nos sources →

En bref

Modèle de lettre pour demander au syndic d’inscrire une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale de copropriété, avec projet de résolution.

Objet :
Adresser une demande
Mode d'envoi conseillé :
Courrier simple, ou recommandé si vous souhaitez une preuve de réception
Personnalisation :
23 champs à compléter en ligne, aperçu en temps réel
Coût et format :
Gratuit, sans inscription — impression, Word et PDF
Aller directement au modèle de lettre

À qui envoyer cette demande et à quel moment

La demande s’adresse au syndic de copropriété, seul habilité à établir l’ordre du jour et à convoquer l’assemblée générale. L’article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 est souple sur le calendrier : un ou plusieurs copropriétaires, comme le conseil syndical, peuvent notifier à tout moment les questions dont ils demandent l’inscription. Le syndic doit alors les porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, sauf si la date de réception de la demande ne le permet plus : dans ce cas, elles sont reportées à l’assemblée suivante.

En pratique, la convocation devant être notifiée au moins vingt et un jours avant la réunion (article 9 du même décret, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété), une demande reçue moins d’un mois avant l’assemblée a peu de chances d’être traitée à temps. Le plus sûr est d’écrire deux à trois mois avant la date habituelle de l’assemblée annuelle.

Sous quelle forme, avec quelles pièces

La notification doit pouvoir être prouvée. L’article 64 du décret du 17 mars 1967 admet notamment la lettre recommandée avec demande d’avis de réception, la lettre recommandée électronique et la remise contre récépissé ou émargement. Le recommandé papier reste la solution la plus simple à opposer au syndic en cas de contestation.

Joignez à votre courrier :

  • le projet de résolution rédigé mot à mot, tel qu’il devra être soumis au vote ;
  • les documents que l’article 11 du décret impose de notifier au plus tard en même temps que l’ordre du jour selon la question posée : devis pour des travaux, conditions essentielles d’un contrat, projet de modification du règlement de copropriété ;
  • tout élément utile au débat (photos, constat, courriers antérieurs). Cette liste n’est pas exhaustive : elle dépend entièrement de l’objet de votre question.

Ce que le syndic doit faire, ce qu’il n’a pas à juger

Le syndic n’a pas à apprécier l’opportunité de la question ni ses chances d’être adoptée : son rôle est de l’inscrire. Il peut en revanche écarter une demande manifestement illégale ou qui ne relève pas des pouvoirs de l’assemblée générale. Une question inscrite sans projet de résolution ne sera évoquée qu’à titre d’information, sans vote possible. Indiquez si vous le pouvez la majorité qui vous semble applicable (articles 24, 25 ou 26 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965), en laissant au syndic le soin de la vérifier.

Certains contrats de syndic, établis d’après le contrat type annexé au décret n° 2015-342 du 25 mars 2015, prévoient des frais pour l’ajout d’une question ; d’autres non. Demandez par écrit le montant et la clause qui le fonde avant d’accepter toute facturation.

En cas de refus ou de silence

Aucun délai de réponse précis n’est imposé au syndic par les textes : réclamez un accusé de réception écrit, puis relancez trois à quatre semaines plus tard. Si la question n’apparaît pas sur la convocation, saisissez le conseil syndical, qui peut appuyer votre demande. Attention à ne pas confondre deux situations : le refus d’inscrire une question et l’absence pure et simple de convocation. C’est seulement dans ce second cas que l’article 8 du décret du 17 mars 1967 permet au président du conseil syndical de convoquer lui-même l’assemblée, après une mise en demeure du syndic restée sans effet pendant plus de huit jours ; si la carence se prolonge, un copropriétaire peut aussi demander en justice la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée.

Faire convoquer une assemblée supplémentaire relève encore d’un autre mécanisme, prévu par l’article 8 du décret : le syndic est tenu de convoquer une assemblée à la demande du conseil syndical ou de copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires, sauf nombre de voix inférieur fixé par le règlement de copropriété. Un copropriétaire peut également demander, à ses frais, la convocation d’une assemblée portant sur une question ne concernant que ses propres droits et obligations. Enfin, une décision prise sur une question qui n’était pas régulièrement inscrite peut être contestée devant le tribunal judiciaire par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal (article 42 de la loi du 10 juillet 1965).

[Vos nom et prénom]
[Votre adresse (numéro et rue)]
[Votre code postal] [Votre ville]
Téléphone : [Votre numéro de téléphone]
Courriel : [Votre adresse e-mail]

[Nom du cabinet de syndic]
Syndic de la copropriété [Nom de la copropriété ou de la résidence]
[Adresse du syndic (numéro et rue)]
[Code postal du syndic] [Ville du syndic]

Lettre recommandée avec demande d’avis de réception

[Ville où vous écrivez la lettre], le [Date de la lettre]

Objet : demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale — copropriété [Adresse complète de la copropriété] — dossier [Référence de votre dossier chez le syndic (indiquée sur vos appels de fonds)]

Madame, Monsieur,

Je suis propriétaire du ou des lots [Numéro(s) de votre ou vos lots], représentant [Nombre de tantièmes (ou millièmes) que vous détenez] tantièmes, au sein de la copropriété située [Adresse complète de la copropriété], dont votre cabinet assure la gestion.

Conformément à l’article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, qui autorise un ou plusieurs copropriétaires, comme le conseil syndical, à notifier à tout moment au syndic les questions dont ils demandent l’inscription à l’ordre du jour, je vous demande de porter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale la question suivante :

[Question à inscrire à l’ordre du jour]

Afin que cette question puisse donner lieu à un vote et non à une simple discussion, je vous communique le projet de résolution à soumettre à l’assemblée :

[Projet de résolution à soumettre au vote (rédigé mot à mot)]

Cette demande est motivée par les éléments suivants : [Pourquoi vous demandez cette inscription]

La résolution proposée me paraît relever de la majorité suivante : [Majorité qui vous paraît applicable au vote]. Je vous laisse le soin de vérifier ce point et, le cas échéant, de retenir la majorité applicable au regard de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.

Vous trouverez joints à la présente les éléments devant, s’il y a lieu, être notifiés aux copropriétaires au plus tard en même temps que l’ordre du jour, conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967 :

  • [Documents joints à votre demande]

La prochaine assemblée générale étant à ce jour annoncée pour le [Date prévue de la prochaine assemblée générale], je vous remercie d’inscrire cette question à son ordre du jour. Si la date de réception de la présente ne permettait pas cette inscription, je vous demande de la porter à l’ordre du jour de l’assemblée suivante et de me le confirmer par écrit.

Je vous rappelle qu’aux termes de l’article 13 du décret du 17 mars 1967, l’assemblée générale ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour, et que cette inscription ne préjuge en rien du sens du vote des copropriétaires.

Je vous remercie de bien vouloir m’accuser réception de cette demande et reste à votre disposition pour tout complément d’information.

Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Vos nom et prénom]
Signature

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Questions fréquentes

Les réponses aux questions que vous vous posez à propos de cette lettre.

Le syndic peut-il refuser d’inscrire ma question à l’ordre du jour ?
Non, pas si la question relève de la compétence de l’assemblée générale : l’article 10 du décret du 17 mars 1967 lui impose de porter à l’ordre du jour les questions notifiées par un copropriétaire, sans apprécier leur opportunité. Il peut en revanche écarter une demande manifestement illégale, contraire au règlement de copropriété ou étrangère aux pouvoirs de l’assemblée. Demandez-lui alors une explication écrite : un syndic qui s’abstient sans motif engage sa responsabilité.
Y a-t-il un délai à respecter pour envoyer cette demande ?
Aucun délai n’est fixé par les textes : la demande peut être notifiée à tout moment de l’année. Le syndic doit l’inscrire à la prochaine assemblée, sauf si la date de réception ne le permet plus — la convocation devant partir au moins vingt et un jours avant la réunion, selon l’article 9 du décret du 17 mars 1967 — auquel cas la question est reportée à l’assemblée suivante. Comptez deux à trois mois d’avance pour être certain d’être dans les temps.
Le syndic peut-il me facturer l’inscription de ma question ?
Cela dépend de votre contrat de syndic, établi d’après le contrat type annexé au décret n° 2015-342 du 25 mars 2015 : certains cabinets facturent cette prestation, d’autres la considèrent comme incluse dans le forfait de gestion courante, qui couvre déjà la convocation et l’envoi de l’ordre du jour. Avant tout paiement, demandez par écrit le montant réclamé et la clause du contrat qui le prévoit.
Dois-je rédiger moi-même le projet de résolution ?
Oui, et c’est le point qui fait échouer le plus de demandes. Une question posée sans résolution ne peut donner lieu qu’à une discussion : l’assemblée vote des résolutions, pas des sujets. Rédigez une phrase précise disant ce que l’assemblée est appelée à approuver, avec le montant, l’entreprise et le délai concernés, et joignez les devis ou documents exigés par l’article 11 du décret du 17 mars 1967 selon la nature de la question.
Que faire si le syndic ignore complètement ma demande ?
Relancez d’abord par recommandé en rappelant la date de votre première notification, et informez le conseil syndical, qui peut appuyer la démarche. Si l’assemblée générale n’est pas convoquée du tout, l’article 8 du décret du 17 mars 1967 autorise le président du conseil syndical à la convoquer lui-même, après une mise en demeure du syndic restée sans effet pendant plus de huit jours. Si la carence se prolonge, un copropriétaire peut saisir le juge pour faire désigner un mandataire chargé de convoquer l’assemblée.
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