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Exemple de lettre de demande de duplicata de diplôme

Exemple de lettre pour demander un duplicata de diplôme à votre école ou université. Gratuit, à compléter en ligne et à envoyer en recommandé.

Rédigé et vérifié par la rédaction d'Exemple de lettre, d'après les textes officiels (Légifrance, Service-Public).Notre méthode & nos sources →

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Quand utiliser cette lettre ?

Cette lettre s'adresse à toute personne ayant perdu, détérioré ou égaré son diplôme et souhaitant en obtenir un justificatif officiel. En France, le diplôme original n'est délivré qu'une seule fois : pour les diplômes du secondaire, l'établissement (rectorat) ne réimprime pas le diplôme mais établit une attestation de réussite ayant la même valeur juridique ; pour les diplômes du supérieur, l'université ou l'école peut délivrer un duplicata portant cette mention. Pour conserver une preuve d'envoi, privilégiez le recommandé avec accusé de réception.

Cadre légal

  • Pour les diplômes du secondaire, le diplôme original n'est pas réimprimé : l'administration fournit en remplacement une attestation de réussite de même valeur ; pour les diplômes du supérieur, un duplicata peut être délivré sur justificatif (déclaration de perte, dépôt de plainte, attestation sur l'honneur).
  • Le droit d'accès à ses documents administratifs est garanti par le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA), qui encadre la communication des pièces détenues par une administration.
  • Les diplômes nationaux (Baccalauréat, BTS, CAP, Licence, Master) relèvent du rectorat ou de l'université émettrice ; les titres d'écoles privées relèvent de l'établissement concerné.
  • La délivrance d'une attestation est en principe gratuite, hormis d'éventuels frais d'envoi (timbres ou enveloppe affranchie).

Comment procéder

  • Identifiez l'autorité compétente : rectorat de l'académie pour le Bac et les diplômes du secondaire, université ou école pour les diplômes du supérieur, établissement émetteur pour les titres privés.
  • Précisez dans votre courrier vos nom, prénom, date de naissance, l'intitulé exact du diplôme, l'année et le lieu d'obtention.
  • Joignez une copie d'une pièce d'identité et, si possible, votre numéro d'inscription ou de candidat.
  • Mentionnez le motif (perte, vol, détérioration) et demandez une attestation de réussite ou, pour le supérieur, un duplicata du diplôme.

Erreurs à éviter

  • Exiger une réimpression à l'identique du diplôme original : pour le secondaire, demandez plutôt l'attestation de réussite équivalente ; pour le supérieur, le duplicata.
  • Oublier la copie de la pièce d'identité, indispensable pour vérifier votre identité.
  • Vous tromper d'interlocuteur : un rectorat ne traite pas les diplômes universitaires et inversement.
  • Omettre l'année et l'académie d'obtention, ce qui ralentit fortement la recherche dans les archives.

En cas de litige

En l'absence de réponse ou en cas de refus injustifié, vous pouvez saisir la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), qui rend un avis sur la communicabilité des documents détenus par l'administration. Vous pouvez également solliciter le Défenseur des droits en cas de difficulté avec un service public. En dernier recours, le tribunal administratif est compétent pour contester une décision de refus d'une administration.

[Nom complet]
[Adresse]
[Code postal] [Ville]
[Numéro de téléphone]
[Adresse e-mail]

[Nom de l'établissement]
Service de la scolarité
[Adresse de l'établissement]
[Code postal et ville de l'établissement]

[Ville], le [Date du courrier]

Objet : Demande de duplicata de diplôme
Lettre recommandée avec accusé de réception

Madame, Monsieur,

Je soussigné(e) [Nom complet], ancien(ne) étudiant(e) de votre établissement, ai obtenu le diplôme de [Intitulé du diplôme obtenu] en [Année d'obtention du diplôme], sous le numéro d'étudiant [Numéro étudiant].

Mon diplôme original se trouve actuellement [Motif de la perte ou de l'indisponibilité] et je me trouve dans l'impossibilité d'en disposer. C'est pourquoi je me permets de solliciter auprès de vos services la délivrance d'un duplicata ou d'une attestation de réussite officielle en tenant lieu.

Afin de faciliter le traitement de ma demande, je joins au présent courrier les documents suivants :
— une copie de ma pièce d'identité en cours de validité ;
— une déclaration de perte ou de destruction (le cas échéant) ;
— [Document complémentaire éventuel] si nécessaire.

Je reste disponible pour tout renseignement complémentaire que vous jugeriez utile et vous saurais gré de bien vouloir me faire parvenir ce document à l'adresse indiquée en en-tête dans les meilleurs délais.

Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

[Nom complet]

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Questions fréquentes

Les réponses aux questions que vous vous posez à propos de cette lettre.

Un établissement scolaire ou universitaire est-il obligé de délivrer un duplicata de diplôme ?
En France, les établissements d'enseignement supérieur ont l'obligation de conserver les archives relatives aux diplômes délivrés et de pouvoir en attester la validité. Si l'original est perdu ou détruit, l'établissement peut délivrer une attestation de réussite officielle ou un duplicata certifié conforme. En cas de refus injustifié, vous pouvez saisir le médiateur de l'enseignement supérieur ou le rectorat compétent.
Quels documents faut-il joindre à une demande de duplicata de diplôme ?
Vous devez généralement fournir une copie de votre pièce d'identité en cours de validité, votre numéro étudiant ou toute référence permettant de retrouver votre dossier, et une déclaration de perte ou de destruction si l'original a disparu. Selon les établissements, une photo d'identité ou le paiement de frais administratifs peut également être demandé.
Faut-il envoyer la demande de duplicata de diplôme en lettre recommandée ?
Il est fortement conseillé d'envoyer votre demande en lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Ce mode d'envoi constitue une preuve juridique de votre démarche et de la date de réception par l'établissement, ce qui peut s'avérer utile en cas de litige ou de relance. Certains établissements acceptent également les demandes par e-mail, mais la LRAR reste la solution la plus sécurisée.
Quel est le délai de réponse d'un établissement suite à une demande de duplicata de diplôme ?
Il n'existe pas de délai légal spécifique imposé aux établissements pour répondre à une demande de duplicata de diplôme, mais le délai de droit commun de l'administration française est de deux mois pour les établissements publics. Dans la pratique, comptez entre deux semaines et deux mois selon l'établissement et l'ancienneté de la promotion. En l'absence de réponse, une relance écrite ou un contact direct avec le service de scolarité est recommandé.
Peut-on obtenir un duplicata de diplôme si l'établissement a fermé ou fusionné ?
Oui, même en cas de fermeture ou de fusion d'un établissement, les archives pédagogiques sont généralement transférées à l'établissement successeur ou déposées auprès du rectorat ou des Archives nationales. Vous devez contacter le rectorat de la région où se trouvait l'établissement d'origine ou le Ministère de l'Éducation nationale pour être orienté vers le bon interlocuteur. La démarche peut être plus longue mais reste possible.
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