Procès-verbal d'assemblée générale d'association

Le cadre légal du procès-verbal d'assemblée générale d'association

Le procès-verbal (PV) est le document qui consigne par écrit les délibérations, les votes et les résolutions adoptées au cours d'une assemblée générale. Contrairement à une idée répandue, la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association et son décret d'application du 16 août 1901 n'imposent aucune obligation de rédiger un PV, ni de tenir l'assemblée selon un formalisme précis. La liberté contractuelle prime : ce sont les statuts, et le cas échéant le règlement intérieur, qui fixent les règles de convocation, de quorum, de majorité et de rédaction des procès-verbaux.

Pour autant, la rédaction d'un PV est une nécessité pratique. Il constitue la preuve écrite des décisions de l'association et la base de la traçabilité de sa gouvernance. Sans lui, il devient très difficile de justifier la composition du bureau, l'approbation des comptes ou une modification statutaire auprès des tiers.

À quoi sert le PV et qui l'exige

Le procès-verbal est réclamé dans de nombreuses démarches :

• La banque, pour ouvrir un compte, changer les signataires ou justifier des pouvoirs des dirigeants.
• La préfecture ou la sous-préfecture, lorsqu'un changement de dirigeants ou une modification des statuts doit être déclaré.
• Les financeurs publics ou privés, à l'appui d'une demande de subvention ou d'une convention de partenariat.
• Les membres eux-mêmes, qui peuvent en demander communication pour vérifier la régularité des décisions.

Il sert également de référence en cas de litige interne, par exemple lorsqu'un membre conteste une exclusion ou la validité d'un vote.

La procédure de rédaction

Le PV est généralement établi par le secrétaire de séance et signé conjointement par celui-ci et le président de séance. Il doit refléter fidèlement le déroulement de l'assemblée et comporter les mentions suivantes :

• la dénomination et l'adresse du siège de l'association ;
• la date, l'heure et le lieu de la réunion, ainsi que sa nature (ordinaire ou extraordinaire) ;
• l'identité du président et du secrétaire de séance ;
• le nombre de membres présents ou représentés, au regard de la feuille de présence ;
• l'ordre du jour, le compte rendu des débats et le texte de chaque résolution avec le résultat des votes (voix pour, contre, abstentions).

Les pièces à conserver et à annexer

Il est recommandé d'annexer au procès-verbal la feuille de présence émargée, les pouvoirs des membres représentés, ainsi que les rapports soumis au vote (rapport moral, rapport d'activité, rapport financier). L'ensemble est conservé dans un registre des délibérations. Attention : le « registre spécial » autrefois prévu par l'article 5 de la loi de 1901 a été supprimé par l'ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 ; sa tenue est désormais facultative, mais le registre des délibérations reste une bonne pratique de sécurité juridique.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Omettre de vérifier le quorum prévu par les statuts : son non-respect rend les délibérations annulables.
• Confondre assemblée ordinaire (gestion courante, approbation des comptes) et extraordinaire (modification des statuts, dissolution), qui obéissent souvent à des règles de majorité différentes.
• Rédiger un PV imprécis sur les résultats des votes, ce qui fragilise la preuve des décisions.
• Ne pas faire signer le PV par le président et le secrétaire de séance.
• Oublier de déclarer en préfecture, dans les trois mois, les changements de dirigeants ou de statuts décidés par l'assemblée.

Voies de recours et contestation

Un membre qui estime une délibération irrégulière (défaut de convocation, quorum non atteint, ordre du jour non respecté) peut en demander l'annulation devant le tribunal judiciaire. Le procès-verbal et ses annexes constituent alors les éléments de preuve déterminants. Pour limiter les contestations, il est prudent de soumettre le PV à l'approbation de l'assemblée suivante et de le diffuser aux membres. En cas de doute sur la rédaction ou sur la portée d'une résolution, il est conseillé de se rapprocher d'une maison des associations, d'un point d'appui à la vie associative ou d'un conseil juridique.