Pourquoi déclarer un changement de dirigeants d'association ?
Lorsqu'une association régie par la loi du 1er juillet 1901 renouvelle son bureau ou son conseil d'administration, elle est tenue d'en informer l'administration. Cette obligation ne relève pas d'une simple formalité de courtoisie : elle conditionne la capacité juridique de l'association à agir avec des tiers. Tant que le changement n'a pas été déclaré, ce sont les dirigeants inscrits au Répertoire national des associations (RNA) qui restent considérés comme responsables, notamment vis-à-vis de la banque, des financeurs publics et des cocontractants.
La déclaration permet ainsi de sécuriser la vie statutaire de l'association, de garantir la validité de ses actes et de protéger les anciens dirigeants, qui pourraient autrement voir leur responsabilité engagée pour des décisions qu'ils n'ont plus prises.
Le cadre légal exact
L'obligation découle de l'article 5 de la loi du 1er juillet 1901, complété par le décret du 16 août 1901 pris pour son application. Ces textes imposent de déclarer, dans un délai de trois mois, tout changement survenu dans l'administration de l'association ainsi que les nom, profession, domicile et nationalité des personnes chargées de cette administration.
- Formulaire à utiliser : le Cerfa 13971*03, « Déclaration de la liste des personnes chargées de l'administration d'une association ».
- Délai : trois mois à compter de la date de l'assemblée ou de la réunion ayant décidé le changement.
- Sanction : l'article 8 de la loi de 1901 qualifie le défaut de déclaration de contravention de 5e classe, soit une amende pouvant atteindre 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive.
- Effet juridique : à défaut de déclaration, le changement est inopposable aux tiers.
La procédure pas à pas
1. Acter la décision
Le changement de dirigeants doit avoir été régulièrement décidé par l'organe compétent selon les statuts : assemblée générale ordinaire, assemblée générale extraordinaire ou conseil d'administration. Un procès-verbal est rédigé et signé pour en conserver la preuve.
2. Compléter le Cerfa 13971*03
Le formulaire recense l'ensemble des personnes désormais chargées de l'administration, avec pour chacune les nom, prénom, profession, domicile et nationalité. Il faut également indiquer les fonctions exercées et la date de prise de fonction.
3. Transmettre la déclaration
La déclaration s'adresse au greffe des associations de la préfecture ou sous-préfecture du siège social (ou au tribunal judiciaire en Alsace-Moselle). Elle peut être déposée par courrier accompagné de la lettre de transmission, ou réalisée en ligne via le téléservice e-modification accessible depuis service-public.fr.
4. Conserver le récépissé
Le greffe délivre un récépissé confirmant la mise à jour du RNA. Ce document doit être conservé : il sert de justificatif auprès de la banque, des organismes financeurs et des partenaires.
Les pièces à fournir
- Le formulaire Cerfa 13971*03 complété et signé par un dirigeant en exercice.
- Une copie du procès-verbal de l'assemblée générale ou du conseil d'administration ayant décidé le changement.
- La lettre de transmission au greffe (le présent modèle), datée et signée.
Les erreurs à éviter
- Dépasser le délai de trois mois : la régularisation reste possible mais expose à l'amende et à l'inopposabilité durant l'intervalle.
- Oublier des mentions obligatoires : profession, domicile et nationalité de chaque dirigeant doivent figurer sur le Cerfa, sous peine de rejet de la déclaration.
- Confondre les greffes : la déclaration doit être adressée au greffe compétent pour le siège social, et non à un greffe au hasard.
- Négliger le procès-verbal : une déclaration non appuyée par un procès-verbal régulier peut être contestée en interne.
Recours et régularisation
En cas de retard ou d'oubli, l'association peut régulariser sa situation à tout moment en transmettant le Cerfa 13971*03 et le procès-verbal correspondant. Si le greffe refuse l'enregistrement (formulaire incomplet, incohérence avec les statuts), il notifie les motifs : il suffit alors de corriger le dossier et de le présenter à nouveau. En cas de litige interne sur la validité de l'élection des nouveaux dirigeants, le tribunal judiciaire peut être saisi pour trancher la régularité de la décision.